DEFINISI PENGUMUMAN

Senin, 09 Januari 2012

Pengertian Pengumuman

            Pengumuman adalah surat yang disampaikan kepada umum, sekelompok khalayak tanpa harus diketahui siapa dan berapa jumlah pembacanya, dan siapa pun berhak membaca, namun tidak semua pembaca itu berkepentingan (Nurjamal dan Sumirat, 2010:56). Pengumman dibuat untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan, pikiran kepada pihak lain. Pengumuman adalah salah satu bagian dari surat yang dibedakan berdasarkan jumlah sasarannya.

            Finoza (1995: 106) berpendapat bahwa pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada orang banyak yang perlu diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan isi pengumuman itu. Pengumuan ini bersifat resmi yang isinya menyangkut segi-segi kedinasan, baik yang dibuat oleh instansi/organisasi maupun oleh seseorang. Pengumuman ini hampir sama dengan surat edran yang berfungsi untuk menyampaikan suatu informasi, yang membedakannya hanyalah sasarannya, surat edaran hanya disampaikan kepada pihak tertentu yang pantas mengetahui isinya, sedangkan pengumuman dapat diketahui atau dibaca oleh semua orang walaupun tidak semua orang berkepentingan dngan isi pengumuman itu.

            Pengumuman biasanya dipasang di papan pengumuman, di koran, atau di tempat-tempat umum lainnya. Dalam bahasa Bali pengumuman disebut dengan pakeling atau atur piuning. Pengumuman ini merupakan alat untuk memberitahukan dan menginformasikan suatu kegiatan kepada orang lain. Pakeling atau atur piuning ini sangat berguna apabila seseorang atau suatu organisasi atau instansi memiliki suatu kegiatan, misalnya upacara adat, berniat agar kegiatan ini dapat diketahui oleh orang banyak.

 Pokok-Pokok Pengumuman

            Untuk membuat pengumuman dengan baik, pembuat pengumuman harus mengetahui pokok-pokok pengumuman, yaitu: 1) tujuan pengumuman, 2) isi pengumuman, 3) sasaran pengumuman, 4) media yang digunakan, 5) bahasa pengumuman, dan 6) bentuk pengumuman.

 7 Tujuan Pengumuman

            Tujuan pengumuman adalah sesuatu yang dikehendaki atau diinginkan dalam suatu pengumuman. Pesan atau informasi yang disampaikan dalam pengumuman harus benar, jelas, dan sesuai dengan tujuan pengumuman tersebut.

 Isi Pengumuman

            Isi pengumuman memuat tentang isi dan maksud dari pengumuman itu dibuat. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut.

1.  Bagian-bagian Pengumuman

            Adapun bagian-bagian yang sangat penting dalam sebuah pengumuman yang harus ada dalam setiap pengumuman adalah (1) kepala pengumuman, (2) badan pengumuman, dan  (3) kaki pengumuman. Dijelaskan sebagai berikut.

1)      Kepala Pengumuman

Kepala surat atau kop surat sangat penting, bermanfaat, dan memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai alat pengenal agar suatu organisasi atau instansi mudah dikenal oleh masyarakat, yang biasanya memiliki logo khusus sebagai cirri khas. Kepala surat juga merupakan alat pemberi informasi karena dalam kepala surat memuat nama organisasi atau instansi, logo, alamat, dan nomor telepon.

Contoh:

Desa Pakraman Negara

Br. Penataran, Kelurahan Batuan, kecamatan Sukawati

2)      Badan Pengumuman

Dalam badan pengumuman terdapat beberapa unsur yaitu (1) salam pembuka, (2) isi pengumuman, dan (3) bagian kaki pengumuman. Berikut dibahas satu persatu.

a)      Salam Pembuka

Salam pembuka adalah bagian surat yang berupa kata pembukaan untuk mengawali pembicaraan melalui surat seperti halnya seseorang yang mengawali pidatonya. Salam pembuka ini berfungsi sebagai tanda hormat penulis sebelum memulai berbicara, juga sebagai sarana menjaga dan memelihara hubungan, dan juga sebagai mengenal watak atau sifat seseorang.

            Contoh:

                                    Om Swastyastu,

                                    ‘Ya Tuhan semoga ada dalam kebahagiaan,’

b)      Isi Pengumuman

Isi pengumuman biasanya terdiri atas tiga bagian sebagai berikut.

1.      Kalimat Pembuka atau Pendahuluan

Kalimat pembuka atau pendahuluan adalah kata-kata atau kalimat yang digunakan untuk mengantarkan isi suatu pembicaraan melalui pengumuman. Kaimat pembuka atau pendahuluan berfungsi untuk mengantarkan isi pengumuman (pokok masalah) yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan surat tersebut dan menarik perhatian pembaca terhadap isi pokok pengumuman.

Contoh:

Atur piuning titiang majeng ring ida dane sameton sareng sinamian, mungguing usaba desa jaga kamargiang sakadi dudonan ring sor puniki.

 ‘Pengumuman saya kepada semua warga, tentang usaba desa akan dilaksanakan sesuai dengan urutan di bawah ini.’

2.      Isi Sesungguhnya

Bagian ini memuat segala sesuatu yang akan disampaikan penulis secara lengkap. Melalui isi pengumuman inilah si pembaca mengetahui semua maksud dan tujuan pengumuman itu.

Untuk menyusun pengumuman yang baik, maka teknik penulisan pengumuman ini perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini.

a.       Membuat urutan-urutan maksud yang hendak disampaikan.

b.      Menetapkan dalam satu alinea maksud dan tuuan yang disampaikan.

c.       Menghindari pemakaian kalimat yang kurang efektif misalnya singkatan atau akronim.

d.      Memahami bentuk pengumuman dan penulisannya.

Pengumuman yang akan dibuat hendaknya harus singkat dan jelas agar tidak mengacaukan maksud utama dari penyampaian pengumuman tersebut.

Contoh:

a.      Patabuhan Usaba saha caru ring rahina Anggara Kliwon Kulantir tanggal 27 Januari 2009, kalanturang nedunang Ida Bhatara Mayang-mayang ring tapakan palinggih.

b.      Puncak karya (Usaba) ring rahina Sukra Pon Kulantir tanggal 30 Januari, wengine Ida Bhatara katuran masineb.

c.       Mantuk ring para pamedek galah maturan sampun dados saking Buda Umanis Kulantir tanggal 28 Januari 2009.

d.      Menawi wenten ida dane ayat pacang mendak nuntun (ngajar-ajar) tunas titiang mangda nenten ngamargiang ring wuku Kulantir saking tanggal 25 kantos 31 Januari 2009 duaning galahe kosek pisan. (Kinten, 2009:67)

3.      Kalimat Penutup

Kalimat penutup merupakan bagian akhir isi pengumuman, yang berfungsi sebagai kunci untuk mengakhiri isi pengumuman. Kata penutup dapat berisi kesimpulan, penegasan, permintaan maaf, harapan, atau yang lainnya yang berkaitan dengan hal yang telah disampaikan sebelumnya.

Contoh:

Asapunika atur piuning titiang mangdane ida dane sameton sinamian prasida tatas uning, tur nenten lali titiang ngaturang suksmaning manah.

‘Demikian pengumuman saya agar semua warga mengetahuinya, tidak lupa saya ucapkan terima kasih.’

3)      Bagian Kaki

Bagian kaki pengumuman terdapat salam penutup, di mana salam penutup ini harus disesuaikan dengan salam pembuka, selain itu bagian kaki pengumuman memuat tentang nama kota tempat pengumuman dikeluarkan, tanggal, bulan, tahun dikeluarkan, nama penanda tangan, serta jabatan penanda tangan.

Contoh:

Om Santih, Santih, Santih Om,

‘Ya Tuhan semoga damai, damai, damai,’

Sukawati, 20 Januari 2009

Bendesa Adat Desa Pakraman Negara

Ttd

(Tjokorda Gde Agung Astawa Putra)

Sesuai dengan nama suratnya, yaitu pengumuman, kata pengumuman selalu dipakai baik sebagai judul maupun perihal. Namun pada umumnya kata pengumuman sering dipakai sebagai judul. Apabila kata pengumuman dipakai sebagai judul, maka seluruh kata ditulis dengan huruf besar (Finoza, 1995:106-107).

3 Sasaran Pengumuman

            Sasaran pengumuman adalah orang yang memiliki kepentingan dengan isi dari pengumuman itu. Sasaran pengumuman ini biasanya tidak diketahui dengan pasti berapa jumlahnya dan disesuaikan dengan isi dan tujuan dari pengumuman ini. Dalam penelitian ini Sasaran dari pengumuman yang akan dibuat adalah semua siswa dan para guru di SMK PGRI 1 Denpasar.

Media Yang Digunakan

            Media yang digunakan dalam sebuah pengumuman harus disesuaikan dengan sasaran pengumuman agar informasi yang disampaikan dalam sebuah pengumuman dapat tersampaikan kepada semua sasarannya. Media yang digunakan tergantung pada apa, siapa, dan di mana sasarannya.

            Apabila sasaran dari pengumuman itu masih berada dalam satu lingkungan yang sama, maka pengumuman cukup dipasang pada pengumuman yang telah disediakan, misalnya pengumuman untuk siswa dalam satu lingkungan sekolah, misalnya pengumuman tentang kegiatan kerja bakti, maka pengumuman ini cukup dipasang di lingkungan sekolah itu saja. Namun, apabila sasaran dari pengumuman ini menyangkut kepentingan orang banyak, maka dapat dimuat lewat media cetak seperti koran dan majalah. Selain itu pengumuman juga dapat diumumkan melalui media elektronik seperti TV, radio, bahkan saat ini banyak pengumuman di muat dalam media yang lebih canggih seperti internet. Pengumuman yang akan dibuat oleh siswa yaitu pengumuman susunan kegiatan menyambut hari upacara melaspas sekolah akan dipasang pada papan pengumuman.

5 Bahasa Pengumuman

            Bahasa yang digunakan dalam sebuah pengumuman resmi haruslah bahasa yang baik, jelas, dan teratur. Yang dimaksud dengan bahasa yang baik tidak berarti bahwa pengumuman itu harus mempergunakan gaya bahasa yang penuh kiasan, tetapi sekurang-kurangnya dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dan kata lain, antara satu kalimat dan kalimat lain.

            Menurut sasarannya bahasa dapat dibedakan dalam ragam bahasa lisan dan ragam bahasa tulis. Bahasa lisan memiliki intonasi lengkap, yang tidak dapat dituliskan dalam bahasa tulis. Di samping itu, dalam bahasa lisan pengertian, makna kata atau makna kalimat dibantu oleh situasi, ekspresi, dan gerak maupun isyarat, sedangkan bahasa tulis cenderung lebih cermat, dan fungsi-fungsi gramatikal yang lebih baik. Hal ini dilatarbelakangi setidaknya oleh dua hal, yaitu tidak adanya kontak langsung yang memungkinkan adanya pengulangan dan tidak adanya pendukung pemahaman yang berupa ekspresi dan gerak atau isyarat.

            Bahasa yang digunakan dalam pengumuman adalah bahasa tulis dan apabila pengumuman ini bersifat resmi, harus menggunakan bahasa yang baku. Bahasa baku merupakan salah satu ragam bahasa yang diterima untuk dipakai dalam situasi resmi atau formal, baik lisan maupun tulisan, yang pada umumnya mengacu pada orang terdidik atau terpelajar. Bahasa pengumuman harus jelas dan lugas. Bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan atau diartikan secara berbeda sehingga gagasan dapat dialihkan secara tepat dan akurat kepada pembaca. Artinya, semua pembaca dapat menafsirkan atau menangkap pesan yang sama dalam pengumuman itu. Ketidakjelasan atau penafsiran yang berbeda ini dapat disebabkan oleh kesalahan ejaan dan ketidakrapian penataan kalimat. Bahasa yang lugas adalah bahasa yang sederhana, memakai kalimat yang padat, hemat, namun tetap mengandung makna yang lengkap dan tidak ada unsur penting yang dihilangkan sehingga informasi dapat tersampaikan dengan jelas.

            Selain itu, pengumuman harus menggunakan kalimat efektif, yaitu kalimat yang singkat, padat, dapat menyampaikan pesan dengan tepat, dan dapat dipahami secara tepat pula.  Dalam penulisan pengumuman juga harus memperhatikan tanda baca yang dipergunakan karena tanda baca ini mempengaruhi intonasi pembacaan sehingga pesan atau informasi dapat tersampaikan dengan baik dan benar.

            Bahasa juga memiliki variasi menurut daerah, yang disebut dengan ragam daerah, yang masing-masing memiliki ciri khas tersendiri. Variasi bahasa berdasarkan pemakaian bahasa disebut ragam bahasa (Kridalaksana dkk, 1985:2) variasi itu timbul karena penutur memerlukan alat komunikasi yang sesuai dengan situasi dan kondisi sosialnya. Bahasa yang akan digunakan dalam penulisanpengumuman ini adalah bahasa Bali berhuruf latin. Karena itu, penulisan pengumuma ini harus sesuai dengan kaidah penulisan bahasa Bali dengan menggunakan huruf latin. Dalam bahasa Bali kita mengenal adanya anggah-ungguhing bahasa Bali, yaitu suatu pedoman dalam berbahasa Bali. Pengumuman ini bersifat resmi. Oleh karena itu pengumuman seharusnya menggunakan bahasa alus. Dalam anggah-ungguhing bahasa Bali, kita mengenal adanya empat tingkatan bahasa, yaitu bahasa kasar, bahasa andap, bahasa madia dan bahasa alus (Suwija, 2006:11).

            Bahasa pengumuman hendaknya menggunakan bahasa Bali alus. Bahasa alus adalah tingkatan bahasa yang paling tinggi atau sangat hormat, biasanya bahasa ini digunakan dalam situasi resmi (rapat, pertemuan, dan lannya). Bahasa alus ini mengedepankan sopan-santun. Hal ini terjadi karena adanya pelapisan-pelapisan dalam strata sosial masyarakat suku Bali, secara konseptual bahasa alus ini dapat dibedakan atas tiga bagian yaitu bahasa alus singgih, bahasa alus sor, dan bahasa alus mider (Suwija, 2006:14).

            Bahasa alus singgih adalah tingkatan bahasa bali alus atau hormat yang hanya dapat digunakan oleh pembicara untuk menghormati atau memuliakan orang yang patut dihormati atau dimuliakan, baik kepada lawan bicara maupun orang atau objek yang dibicarakan.

Contoh:

            Dumadak Ida Sang Hyang Widhi asung kerta wara nugraha.

Terjemahan:

            ”Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat”.

            Bahasa alus sor adalah tingkatan bahasa Bali alus atau normal yang mengenai diri sendiri atau digunakan untuk merendahkan diri sendiri dan juga orang lain atau objek yang dibicarakan yang patut direndahkan atau bisa juga karena status sosialnya dianggap lebih rendah dari orang yang diajak bicara.

Contoh:

            Inggih wantah aspunika atur piuning titian.

Terjemahan:

            ”Demikian pengumuman saya”.

            Bahasa alus mider adalah tingkatan bahasa Bali alus atau hormat yang memiliki nilai rasa tinggi atau hormat yang dapat digunakan untuk golongan bawah dan juga golongan atas, dan sering dipakai berbicara di dalam peparuman (rapat adat), atau berbicara pada orang banyak.

Contoh:

            Ida dane sinamian ngiring kawitin peparuman mangkin.

Terjemahan:

            ”Saudara-saudara semua mari kita mulai rapat hari ini”.

            Bahasa pengumuman harus disesuaikan dengan anggah-ungguhing bahasa Bali, kepada sasaran pengumuman itu ditujukan, tujuan pengumuman dan situasi (tempat dan waktu peristiwa bahasa) dan sesuai dengan tata krama berbahasa.

Bentuk Pengumuman

            Bentuk pengumuman adalah tata letak atau pemosisian bagian-bagian surat tertentu dari sebuah pengumuman sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai sebuah petunjuk atau sebagai identifikasi dalam membaca pengumuman tersebut. Pengumuman merupakan salah satu jenis surat yang bersifat resmi, jadi bentuk pengumuman harus disesuaikan dengan bentuk surat resmi (Sabariyanto, 1998:174).

            Bentuk surat resmi pada instansi-instansi di Indonesia ada tiga macam variasi sebagai berikut.

1)      Bentuk resmi Indonesia variasi I (bentuk lama)

2)      Bentuk resmi Indonesia variasi II (setengah lurus)

3)      Bentuk resmi Indonesia variasi III (lurus)

Adapun bentuk pengumuman yang dirujuk oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa adalah bentuk variasi II, yaitu bentuk setengah lurus sebagai bentuk resmi variasi baru (Arifin, 1987:45).